Управление временем и борьба с прокрастинацией

Планирование задач с помощью жёстко-гибкого планирования

Часто руководители говорят, что они планируют задачи, однако проблемы возникают из-за того, что всё время возникают внеочередные дела, и план в итоге не исполняется. Свидетельства менеджеров подтверждаются исследованиями компании McKinsey: согласно их подсчётам, менеджера отрывают от работы в среднем 1 раз в 8 минут.

Изменения графика нормальны и от них никуда не деться, поэтому надо создавать изначально адаптивный план, который можно корректировать без потери качества.

Такое планирование называется жёстко-гибким.

Типы задач, подлежащих планированию

Первым делом нужно определиться с типами задач, которые встречаются ежедневно и подлежат планированию.

1. Жёсткие задачи. Примеры жёстких задач – это совещание в 10:00, переговоры в 12:00, встреча с клиентом в 15:00 и т.д. Эти задачи привязаны к конкретному времени и их нельзя сдвинуть.

2. Гибкие задачи. «Гибкие» не значит «неприоритетные». Гибкие – это те, для которых не определено конкретное время. Например, нужно подписать документы до полудня, при этом не важно, во сколько именно – в 9:30 или в 11:45.

3. Бюджетируемые задачи. Такие задачи требуют бюджета времени, в течение которого надо исключить какие бы то ни было прерывания и отвлечения. Например, нужно подготовить отчёт, который требует погружения в работу на два часа.

Теперь представьте, что в течение двух часов, которые вы планировали посвятить отчёту, вас отвлекли четыре раза по 15 минут (общее чистое время – один час). Однако неверно думать, что работа над отчётом удлиниться всего на час. Исследования свидетельствуют, что однократное прерывание увеличивает время работы в 1,5 раза и во столько же раз увеличивается количество ошибок. Получается, что на подготовку отчёта уйдет 4,5 часа вместо запланированных двух.

Алгоритм жёстко-гибкого планирования

Надо научиться планировать так, чтобы при возникновении изменений план не рушился, а мог легко перестраиваться.

Шаг 1. Планирование жёстких задач. В первую очередь планируются всегда жёсткие задачи, выполнение которых привязано к конкретному времени.

Шаг 2. Составление списка гибких задач и расстановка приоритетов. Рядом с сеткой времени, в которой уже отмечены жёсткие задачи, составьте список гибких задач на день. Их не нужно привязывать ни к какому времени. Единственное, что нужно сделать на этом этапе – определить, в какой последовательности они должны выполняться. Другими словами, нужно расставить приоритеты.

Шаг 3. Бюджетирование времени. Далее нужно взять задачи, которые требуют определённого времени на выполнение. Например, на одну такую задачу потребуется 1,5 часа, на другую – 2 часа и т.д. В сетке времени нужно найти промежутки, куда можно вписать эти бюджетируемые задачи. На это время больше ничего нельзя планировать.

Шаг 4. Планирование гибких задач. Обратите внимание, что жёсткие и бюджетируемые задачи вместе не должны занимать более 60-70% времени в вашем графике. Оставшиеся 30% времени останется на гибкие задачи. Их планирование сводится с составлению списка по приоритетам. Далее, когда в течение дня появляется «окно», вы берёте первую гибкую задачу из списка, затем следующую за ней и т.д. Если вдруг возникает внеочередная задача, вы вносите её в список (например, ставите её на первое место, отодвигая все остальные ниже). То есть вы не хватаетесь за выполнение этих задач немедленно, а ставите их в общую очередь

Вывод:

Жёсткие задачи планируются первыми – они вносятся в график с указанием точного времени. Гибкие задачи не вписываются в график – для них составляется отдельный список, в котором гибкие задачи расставляются по приоритету. В этот же список вносятся внеочередные «срочные» задачи, возникающие по ходу дня. Наконец, на бюджетируемые задачи отводятся «окна» в графике, когда никто не будет вас беспокоить.

Расстановка задач по приоритетам (матрица Эйзенхауера)

При жёстко-гибком планировании нужно составлять список гибких задач и расставлять их по приоритетам.

Классическая техника, которая позволяет это делать, называется матрица Эйзенхауэра, по имени ее автора – Дуайта Дэвида Эйзенхауэра, президента США. Он предложил разделить ежедневные задачи на четыре группы, исходя из их важности и срочности:

1. Задачи типа «А»: важные и срочные

Это авралы, распоряжения руководства, форс-мажоры. У этих задач приоритет номер один. Задачи «А» не всегда такими рождаются, часто они появляются из изначально несрочных, но важных задач (тип «В»).

2. Задачи типа «В»: важные и несрочные

Например, через месяц у вас важный экзамен и нужно подготовить 30 билетов – это важная, но пока не срочная задача. Если делать по одному билету в день, то задача не перейдёт в разряд срочных. Однако, к сожалению, так бывает очень редко, обычно люди откладывают несрочные дела на потом, и те превращаются в срочные, то есть переходят в категорию «А».

К этой категории относятся стратегические задачи, у которых высокий приоритет, но, кажется, что время ещё терпит. Руководители признаются, что тратят на них около 20-30% времени, хотя, по науке, стратегическим задачам полагается уделять 70% времени. Постарайтесь увеличить удельный вес стратегических задач в плане дня. Например, их можно поместить в список гибких задач с высоким приоритетом.

3. Задачи типа «С»: неважные и срочные

Это рутина: почта, звонки, дергание подчиненных, неэффективные коммуникации. Такие задачи надо максимально делегировать. Если делегировать некому, то их нужно фильтровать. Например, типичная задача «С» – это электронная почта. Попробуйте завести два почтовых ящика: первый для VIP-персон. Здесь вы будете получать уведомление каждый раз, когда приходит письмо, потому что этот адрес знают лишь избранные. Во втором ящике нужно отключить уведомления о приходе писем и проверять его, например, один-два раза в сутки. Ещё один совет по работе с неважными срочными задачами – дисциплинировать подчиненных.

Можно установить правило, что к вам не приходят с открытыми вопросами, а только с готовыми вариантами решения. Кстати, можно даже не приходить, а направлять электронные письма. Ещё один способ дисциплинировать подчиненных – нормировать количество посещений. Например, вас можно дёрнуть только один раз в день со всем списком вопросов, который накопился к данному моменту. Наконец, уделяйте внимание выстраиванию более эффективных коммуникаций. Разрабатываете ясные правила: в каких случаях к вам можно прийти, в каких случаях – позвонить, в каких – написать в общем чате; каковы ваши часы приёма, подписи документов и т.д.

Пример

В открытых офисах хорошо работает техника «красного флажка». Когда вам нужно сконцентрироваться на выполнении бюджетируемой задачи, требующей погружения, вы устанавливаете на столе красный флажок – своеобразный светофор, который сигнализирует, что к вам нельзя подходить ни с каким вопросом. Красный флажок не должен тормозить бизнес-процесс, поэтому, если он используется сотрудниками, например, бухгалтерии, то нужно ввести правило, что в каждый момент времени красный флажок может стоять только на одном столе. Кроме этого, нужно ввести критерии важности задачи, в соответствии с которыми можно пользоваться красным флажком.

4. Задачи типа «D»: неважные и несрочные

Пример задача группы «D» – поиски информации в Интернете или общение в соцсетях. Главная рекомендация здесь – не делать. Однако такие задачи часто приятные, поэтому непросто отказаться от них. Исключение составляют ситуации, когда вы устали и требуется переключение. Например, вы весь день были в разъездах, а затем вернулись в офис. Чтобы прийти в себя, можно разрешить себе полчаса посидеть в Интернете.

Техники личного тайм-менеджмента: хронометраж и устранение поглотителей времени

Бывает, что вы целый день крутитесь, как белка в колесе, а вечером не можете понять, на что ушло время. Или вы затрудняетесь запланировать задачу, потому что не знаете, сколько времени на неё потратите. Или вы чувствуете, что не очень эффективны, но не понимаете, кто и что вам мешает. Если такое случается, значит, настало время провести хронометраж и начать бороться с поглотителями времени.

Как вести хронометраж

Хронометраж можно делать в обычном блокноте или в таблице Excel, где вы будете отмечать время, когда начали и закончили выполнять какую-либо задачу. Можно строить, например, график Ганта. Хронометраж ведётся в режиме реального времени, анализировать ничего не нужно, пока рабочий день не закончился. Только в конце дня надо взглянуть на получившийся список немного со стороны, чтобы оценить, насколько эффективно было организовано время.

Можно вести тотальный хронометраж, то есть отслеживать затраты времени на все задачи, или выборочный, то есть наблюдать только то, что вас не устраивает. Например, вы беспокоитесь, что уделяете недостаточно времени стратегическим задачам или что слишком много времени у вас забирают совещания. Прежде чем что-то менять, проведите хронометраж.

Существуют специальные программные продукты для анализа времени. Например, сервисы Toggl или ATimeLogger 2, у которых есть также бесплатные версии.

Автоматический хронометраж позволяет, в том числе, решить основную проблему – часто бывает, что вы закрутились и забыли отметить время начала или завершения задачи. Программы Time Manager и RescueTime отслеживают ваши активности на компьютере и ведут хронометраж без вашего участия, запоминая, сколько времени вы провели в почте, сколько в документах, сколько в Интернете. Если вы отходите от компьютера, то по возвращении получите вопрос от программы, чем вы занимались в это время.

Борьба с поглотителями времени

Поглотители времени – это любая деятельность, которая представляется вам бесполезной и на которую вы хотели бы тратить меньше времени.

К типовым поглотителям относятся опоздания, ожидания, беспорядок, неверно организованные бизнес-процессы, неэффективные коммуникации, пробки на дорогах, а также зависание в Интернете или в соц.сетях.

У каждого есть свои любимые поглотители времени. Например, один человек любит ходить по магазинам, и шоппинг является поглотителем его времени. Другой не увлекается покупками, и тогда эта активность может стать разовой мерой для выхода из депрессивного состояния.

Пример 1

Вы целый день сидите за компьютером. У вас устали шея, голова и глаза. Чтобы отвлечься от работы, вы начинаете читать новости в Интернете. В данном случае мы имеем дело с поглотителем времени. Потому что все органы, которые до сих пор были под нагрузкой, остаются под нагрузкой. Другая ситуация – если вы целый день были в полях, со всеми говорили, язык уже не ворочается, ноги не ходят. Вы возвращаетесь на рабочее место и начинаете читать новости в Интернете. В данном случае мы имеем дело с необходимым отдыхом, на котором не стоит экономить.

Бороться с типовыми поглотителям времени (опоздания, ожидания) лучше всего помогают регламенты. Например, что произойдет с человеком, который в вашей компании опоздает на работу или на совещание? В разных компаниях этот вопрос решают по-разному. Очень часто с помощью штрафов. Например, в некоторых компаниях опоздавший сотрудник должен перевести 500 руб. в благотворительный фонд.

Пример 2

В одной компании договорились, что если кто-то опаздывает на совещание, то следующее совещание начинается на полчаса раньше. За два месяца время совещания перенеслось с 9:00 на 6:00. Когда участники приехали к шести утра на совещание, они поклялись друг другу страшной клятвой больше не опаздывать.

Важно! Не рекомендуется использовать методы, которые могут восприниматься как оскорбительные. Например, в одной крупной компании опоздавший на совещание должен был сидеть с табличкой «тормоз». Такого рода меры могут стать сильными демотиваторами.

Как убедить персонал оптимизировать своё рабочее время

В результате хронометража высвобождается в среднем 1,5-2 часа времени в день, это довольно много. У сотрудников могут возникнуть опасения, что, как только они высвободит это время, их нагрузят дополнительно, поэтому они сопротивляются проведению хронометража и введению мер для борьбы с поглотителями времени.

Вопрос мотивации следует продумать отдельно. Например, можно донести мысль о том, что за то же рабочее время без увеличения нагрузки можно будет больше зарабатывать. Это лишь один вариант, потому что материальная мотивация не всегда и не у всех является ведущей. Кого-то больше вдохновит тот факт, что в течение рабочего дня можно будет определённое время посвящать личному развитию, например, изучать иностранный язык или читать профессиональную литературу. Наконец, можно пообещать отгул тому, кто будет на протяжении трёх месяцев использовать рабочее время эффективнее остальных коллег.

Задачи-слоны и задачи-лягушки

Прокрастинация, или промедление, – это серьёзный бич для деловых людей. Прокрастинация возникает чаще всего в двух случаях: или нам предстоит решить масштабную задачу, которая потребует многих усилий и времени, или перед нами стоит небольшая, но неприятная задача. В обоих случаях мы склонны откладывать работу.

Задачи-слоны

В тайм-менеджменте большие сложные задачи называются «слонами». Примеры таких задач: изучение иностранного языка, разработка новой маркетинговой или PR-стратегии, реинжиниринг бизнес-процессов, изменение к лучшему физической формы. Даже получение водительских прав требует многодневных усилий. Большинству из нас проще выложится и, образно говоря, пробежать стометровку, нежели медленно и долго бежать серьезный марафон. Поэтому, когда возникает большая задача, с которой невозможно справиться за раз, мы подсознательно находим причины для того, чтобы эту задачу не делать, по крайней мере, прямо сейчас.

Как решать задачи-слоны

Образно говоря, нужно порезать слона на бифштексы. «Бифштекс» – это кусок работы, которую можно запланировать и сделать в течение рабочего дня без ущерба для других обязанностей.

Важно резать слона так, чтобы выполнение каждого куска работы продвигало вас на пути к решению всей задачи. Следует избегать топтания на месте. Например, вы изучаете иностранный язык (задача-слон) и запланировали на сегодня прочитать новое грамматическое правило. К сожалению, это никак не приблизит вас к овладению языком. Просто читать правила бесполезно, нужно обязательно закреплять их в памяти с помощью упражнений, поэтому правильной формулировкой бифштекса в данном случае будет «сделать два упражнения на новое правило», или «выучить пять новых слов», или «15 минут поговорить с носителем языка».

Существует ещё один инструмент втянуть себя в выполнение масштабных задач, он называется «метод швейцарского сыра» (имеется в виду сыр с большими дырками). Суть техники заключается в следующем: если никак не получается приступить к крупной работе, например, начать писать диссертацию, то нужно сделать какой угодно малюсенький кусочек, например, завести файл, оформить титульный лист и набросать содержание. Сначала один кусочек, затем второй и т.д. Причём делать их можно в абсолютно произвольной последовательности – брать кусочки с конца и из середины, затем возвращаться к началу. Образно говоря, надо выгрызать в огромном куске твердого сыра дырки. Чем больше будет дырок, тем менее твёрдым станет сыр, и тем легче будет в один прекрасный день съесть его целиком.

Метод швейцарского сыра не подойдёт для задач, решение которых требует следования строгому алгоритму. Однако если вам предстоит получить второе образование, подготовиться и принять участие в конкурсе, написать книгу и пр., то метод швейцарского сыра будет очень полезным. Кстати, когда кто-то из современников Николая Гоголя пожаловался ему на то, что «не пишется», ответ мастера был таким: «А вы возьмите перо и бумагу и начните писать: «Что-то мне, батенька, сегодня не пишется. Что-то мне, батенька, сегодня не пишется…». И пишите так до тех пор, пока не родится вторая фраза, а за ней третья, а там, глядишь, и расписались».

Задачи-лягушки

Помимо больших и сложных задач, каждый день нам приходится иметь дело с небольшими и несложными задачами, которые нам неприятны. Задачи, которые не слишком трудны, однако не вызывают никакого желание ими заняться, в тайм-менеджменте называются «лягушками». Вот примеры таких задач: позвонить неприятному клиенту, подготовить типовой отчёт или справку, пообщаться с недружелюбным бухгалтером, заменить лампочку в кухонной вытяжке, вынести мусор с балкона.

Как решать задачи-лягушки

И в тайм-менеджменте есть выражение «съесть лягушку». Суть этого инструмента заключается в том, чтобы самой противной задаче присвоить самый высокий приоритет в повестке дня и сделать её в первую очередь (прежде других «мягких» задач, не привязанных к конкретному времени). Чем неприятнее задача, тем быстрее её надо сделать, и только затем можно переходить к привычным ежедневным делам.

Если «лягушка» приобретает регулярный характер, то следует составить график поедания лягушек. Для этого в любой программе – Word, Excel, Outlook и пр. – создайте таблицу, где в первой строке будут даты (1-ое, 2-ое и т.д. ноября), а в первой колонке – задачи-лягушки. Каждый раз, когда вы съедаете очередную лягушку, в соответствующей ячейке ставьте себе плюсик. У вас получится наглядный график решения неприятных задач. Не обязательно есть лягушки каждый день, но важно не делать больших перерывов (в графике не должно быть больших пустот). Подобные графики очень здорово дисциплинируют и мотивируют на выполнение не очень приятных, хотя и вовсе несложных задач.

За каждую съеденную лягушку (или их определённое количество) важно назначить себе награду – полчаса отдыха, что-нибудь вкусное и пр.

Настройка на решение творческих задач

В нашей деятельности встречаются творческие задачи, которые требуют специальной настройки. Мало кто может, например, сесть за стол и сходу написать продающий текст. Существует несколько инструментов, которые помогают настроиться на подобные задачи.

Инструмент «Якорь»

Понятие «якорь» пришло из нейролингвистического программирования. Он означает сцепку двух разных состояний. Например, якорем для любого человека является его имя. Если мы слышим на улице своё имя, то непроизвольно реагируем, даже если голос нам не знаком. Многие люди начинают рабочий день с чашки кофе – это тоже якорь. Если по какой-то причине человек не выпил привычный кофе, ему сложнее начать работу. Эту закономерност можно использовать, чтобы произвольно настраиваться на решение разных задач.

Полезно сформировать отдельный якорь для каждого типа задач. Например, творческой работой вы всегда занимаетесь в определённом кафе за чашкой зелёного чая. Повторив этот ритуал несколько раз, вы превратите кафе и зелёный чай в якорь, который поможет вам в любой момент запустить творческое мышление. Когда же вам предстоит заниматься рутиной, ставьте перед собой, например, блюдце с сушёной клюквой: вид и вкус клюквы со временем будут помогать настроиться на выполнение скучной, но обязательной работы.

«Якорь» может помочь настроиться не только на работу, но также на отдых. Например, возьмите за привычку гулять в выходные в парке или после напряжённого дня пить горячий шоколад. Запах и вкус шоколада станут ассоциироваться с отдыхом, и вы начнёте расслаблять уже во время приготовления любимого напитка.

Техника мозгового штурма

Чтобы настроиться на выполнение творческих задач, полезно провести мозговой штурм с самим собой. Для этого понадобятся стикеры. На листочках записывайте идеи, мысли и просто ключевые слова, которые хаотично приходят вам в голову. Фиксирование мыслей, даже если они никак не связаны между собой, само по себе является настройкой на творческий процесс. Теперь у вас есть материал для дальнейшей работы. К тому же, пока вы вспоминали, что можно написать на стикерах, в голове ожили различные образы, а значит, активизировалось правое полушарие.

Дальше попытайтесь организовать стикеры: схожие идеи объедините в группы, дайте группам названия. Постарайтесь выделить главную группу и разместите её в центре. Вокруг главной мысли разместите остальные группы стикеров, обозначьте связи между ними: что на что влияет, что за чем должно следовать и т.д. В результате у вас получиться структура – ментальная карта.